【新社会人向け】困ったら使いたいビジネスフレーズ3選
春になったら新社会人としてデビューをするという方々、おめでとうございます！
新社会人としてデビューすると、今までのように友達とLINEでやり取りするような感覚でお客様とやり取りすることはできなくなります。
ごく一部の業界ではそれが許されるケースもありますが、ほとんどはきちんと電話や電子メールでのやり取りが必要になります。場合によっては対面で直接やり取りをする必要もあることでしょう。
しかし、そうなると困るのが想定外の質問やシチュエーションに巻き込まれてしまった時です。
ここでは新社会人にこそ知っておいてほしい、困ったら使いたいビジネスフレーズを3つご紹介します。
ビジネスシーンでは安易な発言が問題になることも
ビジネスシーンでは「あの話はなかったことにして」というのはほぼ無理です。
また、お客様とのアポなど一度約束を破ってしまったら2回目の遅延や予定変更は、ほぼほぼ不可能だと思ってよいでしょう。
そうなると問題になるのが安易な発言です。
学生時代は何でも訂正や修正がきいたりするものですからポンポンと軽々しく発言をしてしまいがちですが、ビジネスマンともなるとそうもいきません。
「簡単な言った言わないの話ではないか」
と思うかもしれませんが、それが裁判沙汰になってしまったり場合にはあなたの4つくらい上の上司が出てきて謝罪対応をしなければならないケースなどもあります。
そうなると数百万円、あるいは数千万単位の損害があなたの軽々しい発言から発生してしまうという可能性もあります。
そこまで聞くとなんとなく、胃が痛くなってくる人もいることでしょう。
このように安易な発言をしてしまうと大変なことになりますので、とにかく、発言には気をつけなければなりません。
もう少し具体的に説明してみましょう。
ケーススタディを用意しました。
こちらのケーススタディではリアルにお金の問題に発展してしまったという状況を見てみましょう。もちろんフィクションですが、事実をもとに再構成したフィクションです。
つまりこういう話が昔あったんですね。
ああ恐ろしい。
ケーススタディ・勝手に原価を答えてしまったパターン
もう相当前の話になりますが、あるところに新人営業マンの太郎くん、じゃなかった、Tくんがいました。
彼は新人なのにも関わらずいきなり新規事業の運営を任され、とある物販事業でフロアの担当者をしていました。
扱っている商材はスポーツ用品ですが、いわゆるプロ御用達の高級なものでした。
彼はある程度の権限を任されていましたので、会社の上層部からそれぞれの商品の原価についても情報共有を受けていました。
その上で、
「ある程度であれば値下げをしても構わない。
ただし、
原価は絶対に割るな！
原価は絶対にお客様には開示するな！
売れると思ったら担当者決裁で押せ！」
と言われていました。
これに気を良くした太郎くんもといTくん、早速ご来店されたお客様が
「これいくら？とても良い品質だね」
とおっしゃったので、
「さすがお客様を目が高くていらっしゃいますね。
こちらの商品はヨーロッパから輸入した商品でございまして、日本ではまだ扱っているショップはございません。」
と返します。
するとお客様、
「へえ、新人なのに随分頑張っているね。
商品にも詳しいんだ。
ちなみに、これって実際問題原価っていくらくらいなの？購入前向きに検討するからさ、教えてよ」
と言われました。
その場のノリでなんとか答えないと契約が取れないかもしれないと思ってしまった担当者のTくん。
ここできちんと言葉を濁せば良かったものの、できる新人と言われてしまいつい舞い上がってしまいました。
「ここだけの話ですが、そちらの原価がだいたい1本○○円くらいと聞いております。」
と答えてしまいました。
お客様はそれを聞くや否や
また来るよと言い残して1度退店されました。
1週間後、勤務先のライバル会社の店舗で全く同じ商品が、こちらの価格を大きく下回る形で販売されるようになりました。
そうです。
お客様はライバル会社の関係者で、新人をおだてれば原価を話してくれるのではないかと思いリサーチに来たスパイでした。
これによりその新しいスポーツ用品は撤退を余儀なくされてしまい、会社には大きな損害が発生してしまいました。
ああ、その後のことは今思い出しても寒気が…
いえ、なんでもありません。
続けましょう。
新社会人に捧ぐ、困ったら使いたいビジネスフレーズ3選
安易にお客様に回答してしまうと、先程のケーススタディのように大変なことになる可能性があります。
それを避けるためには、場合によりますが、とにかく即答を避けるというのがおすすめです。
しかし、何と言って回答を断って良いか分からないという場合も多いことでしょう。
ここでは困ったら使いたいビジネスフレーズを3つご紹介します。
最初のうちはこの3つのフレーズを使い回すのでも構いませんので、答えに詰まった時など即決・即断・独断専行は避けて上長に確認するようにしましょう。
確認して折り返します
中堅社員でもよく使う方法です。
「確認して折り返します。」
というのは、
- お客様がきちんと確認してほしい事項を承ったこと
- そしてその事項をしっかりと確認をして折り返して回答をする
という意思表示になりますから、その時点でお客様はもう何も言えないのです。
ほとんど最強の効力を持った魔法のバリアだと思って構わないので、何か困ったことがあったら「この確認して折り返します。」というのを使うようにしましょう。
そして、折り返しまでの間に必ず周りの上司や同僚など頼れる存在に状況を説明して指示を仰ぐようにするとよいでしょう。
私も宮仕えなもので、申し訳ありません。
新人であまりこのフレーズを使う人はいませんが、そこは逆張りでどんどん使っていきましょう。
宮仕えというのは日本の独特のフレーズですが、つまりサラリーマンで勤め人である、ということを意味します。
例えば、
- 自分がお客様に何か不利益になるようなことをお伝えしなければならない時
- お客様のご要望を叶えて差し上げることがどうしてもできない時
などに、自分がこうしているのではなく会社の方針に従わざるを得ないのだということを伝えることができます。
お電話ありがとうございます、新人の〇〇でございます。
会社によってはこれをOKとしないケースもありますが、もし許可が取れるのであれば、電話に出るときには
「お電話ありがとうございます。新人の誰それでございます。」
という話をするとよいでしょう。
相手先もなんとなく新人なのかと分かりますし、それによって対応がソフトになる可能性もあります。
とにかく、「電話対応はまごついてしまっては困るのでなかなか電話を取ることができない」という人はこのフレーズを使っても良いか上司に確認してみると良いでしょう。
まとめ
とにもかくにも社会人は個人としての活動ではなく会社組織の一員としての行動が増えます。
そのため発言の責任も個人としての責任ではなく、会社としての責任になってしまうことが多くなるので、即決即断や即答というのは出来る限り避けた方が良いでしょう。
新人のうちは特に、「確認して折り返します」などの対応で一旦小休止を取ると慌てなくてすみますね。
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